My Number là gì? Hướng dẫn chi tiết từ A-Z về thẻ My Number tại Nhật Bản

My Number (マイナンバー) là một trong những loại giấy tờ quan trọng nhất mà bất kỳ ai sinh sống tại Nhật Bản cũng cần phải biết. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ bản chất, vai trò và cách sử dụng loại thẻ này sao cho an toàn và hiệu quả.

Bài viết này sẽ giải đáp chi tiết My Number là gì, sự khác biệt giữa thẻ cứng và thẻ giấy, cùng những lưu ý sống còn để bảo vệ thông tin cá nhân của bạn tại Nhật.

1. My Number (マイナンバー) là gì?

My Number – tên gọi chính thức là Mã số cá nhân (個人番号 - Kojin Bangō) – là một dãy số định danh gồm 12 chữ số được Chính phủ Nhật Bản cấp cho mỗi người dân.

• Đối tượng được cấp: Tất cả những người có đăng ký cư trú hợp pháp tại Nhật Bản, bao gồm công dân Nhật và người nước ngoài cư trú trung-dài hạn (du học sinh, thực tập sinh, kỹ sư, người đi làm... sở hữu thẻ ngoại kiều).
• Tính duy nhất: Mỗi cá nhân chỉ có một mã số duy nhất. Mã số này sẽ đi theo bạn suốt đời và không thay đổi ngay cả khi bạn về nước rồi quay lại Nhật Bản (trừ trường hợp đặc biệt bị rò rỉ dữ liệu và có nguy cơ bị lạm dụng).

2. Hệ thống My Number dùng để làm gì?

Chính phủ Nhật Bản áp dụng hệ thống My Number nhằm liên kết, quản lý dữ liệu hành chính một cách đồng bộ và nhanh chóng trong 3 lĩnh vực cốt lõi:

• Phúc lợi xã hội (Social Security): Giải quyết các thủ tục liên quan đến lương hưu, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, xin trợ cấp sinh con, trợ cấp trẻ em...
• Thuế (Tax): Khai thuế thu nhập cá nhân hàng năm (Kakutei Shinkoku), khấu trừ tại nguồn, nộp thuế và các thủ tục liên quan đến cơ quan thuế.
• Phòng chống thiên tai (Disaster Response): Hỗ trợ tìm kiếm, xác nhận danh tính và phân phát tiền cứu trợ khẩn cấp cho người dân một cách nhanh chóng khi xảy ra thiên tai lớn như động đất, sóng thần.

3. Phân biệt Giấy báo My Number và Thẻ My Number (My Number Card)

Rất nhiều người nước ngoài mới sang Nhật thường nhầm lẫn giữa hai loại giấy tờ này:

4. Những lợi ích vượt trội khi sở hữu Thẻ My Number cứng

Nếu bạn chỉ giữ giấy báo My Number, bạn đang bỏ lỡ rất nhiều tiện ích giúp tiết kiệm thời gian và công sức tại Nhật:

4.1. Tự in giấy tờ hành chính tại cửa hàng tiện lợi (Konbini)

Thay vì phải xin nghỉ làm để ra quận/thành phố (Shiyakusho) xếp hàng chờ đợi, bạn chỉ cần mang thẻ My Number ra các máy đa năng tại 7-Eleven, Lawson, FamilyMart... để in trực tiếp:

• Giấy cư trú (Juminhyo).
• Giấy chứng nhận đóng thuế (Nozei Shomeisho).
• Giấy chứng nhận đăng ký con dấu (Inkan Shomeisho).

4.2. Tích hợp Thẻ bảo hiểm y tế

Chính phủ Nhật Bản đã chính thức tích hợp thẻ bảo hiểm y tế vào thẻ My Number. Bạn có thể dùng thẻ My Number thay thế hoàn toàn cho thẻ bảo hiểm giấy khi đi khám bệnh hoặc mua thuốc tại hiệu thuốc.

4.3. Khai thuế trực tuyến dễ dàng (e-Tax)

Thẻ My Number có đầu đọc chip IC giúp bạn dễ dàng thực hiện thủ tục khai thuế thu nhập cá nhân online ngay tại nhà thông qua điện thoại thông minh hoặc máy tính, rút ngắn thời gian nhận lại tiền hoàn thuế.

5. Hướng dẫn cách đăng ký làm Thẻ My Number cứng

Việc đăng ký làm thẻ My Number hoàn toàn miễn phí cho lần đầu tiên. Bạn có thể đăng ký bằng 4 cách:

1. Đăng ký online bằng điện thoại: Quét mã QR in trên giấy báo My Number được gửi về nhà, chụp ảnh chân dung bằng điện thoại và điền thông tin theo hướng dẫn.
2. Đăng ký tại bưu điện: Điền tờ khai giấy, dán ảnh chân dung và gửi qua hòm thư bưu điện.
3. Đăng ký tại máy chụp ảnh tự động: Một số máy chụp ảnh lấy ngay ở ga tàu hoặc trung tâm thương mại có hỗ trợ đăng ký trực tiếp thẻ My Number.
4. Đăng ký trực tiếp: Mang giấy tờ ra quầy hành chính của quận/thành phố nơi bạn cư trú để được hướng dẫn.

Lưu ý: Sau khi đăng ký thành công, khoảng 1 tháng sau bạn sẽ nhận được một "Thư thông báo nhận thẻ" (Hagaki) gửi về nhà. Hãy mang thư này cùng thẻ ngoại kiều ra Shiyakusho để nhận thẻ cứng và thiết lập mật khẩu.

6. Quy tắc bảo mật "Sống còn" khi sử dụng My Number

Mã số My Number liên kết trực tiếp với dữ liệu tài chính, thuế và bảo hiểm của bạn. Do đó, việc lộ mã số này có thể dẫn đến những rủi ro cực kỳ nghiêm trọng về lừa đảo hoặc mạo danh. Hãy ghi nhớ các nguyên tắc sau:

• Tuyệt đối không chụp ảnh mặt sau của thẻ (nơi in 12 chữ số My Number) để đăng lên các hội nhóm mạng xã hội hoặc gửi cho người lạ.
• Ai được phép yêu cầu bạn cung cấp My Number? Chỉ có công ty nơi bạn làm việc (để khai thuế và bảo hiểm), các ngân hàng/công ty chuyển tiền quốc tế (để xác minh nguồn tiền), và cơ quan hành chính nhà nước mới có quyền yêu cầu mã số này.
• Không lưu trữ hộ: Việc tự ý thu thập, chụp ảnh hoặc lưu giữ mã số My Number của người khác khi không được luật pháp cho phép là hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng tại Nhật Bản.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ) về My Number

• Hỏi: Tôi bị mất thẻ My Number thì phải làm sao?
• Trả lời: Hãy gọi ngay đến hotline tổng đài My Number (có hỗ trợ tiếng Việt) để yêu cầu khóa thẻ khẩn cấp, sau đó ra đồn cảnh sát gần nhất báo mất và đến Shiyakusho để làm thủ tục cấp lại (có thể mất phí khoảng 800 - 1000 Yên).

• Hỏi: Khi chuyển nhà có cần cập nhật thẻ My Number không?
• Trả lời: Có. Khi làm thủ tục chuyển địa chỉ tại Shiyakusho mới, bạn phải mang theo thẻ My Number để nhân viên hành chính cập nhật địa chỉ mới vào chip và in địa chỉ mới lên mặt trước của thẻ.

• Hỏi: Sắp về nước hẳn có cần trả lại thẻ My Number không?
• Trả lời: Khi làm thủ tục cắt hộ khẩu để về nước hẳn, bạn cần mang thẻ My Number ra Shiyakusho. Nhân viên sẽ đục lỗ vô hiệu hóa thẻ và trả lại cho bạn giữ làm kỷ niệm (hoặc dùng lại nếu sau này bạn quay lại Nhật Bản).